El podcast se arma en un spot dentro del salón, predio u otro espacio del evento, según lo que se coordine con el cliente y el lugar. La propuesta sirve para casamientos y también para otros tipos de eventos. Antes de definir el sector, conviene pensar cómo llegarán los invitados, dónde se sentarán para conversar, con o sin host y qué actividades habrá cerca durante las aproximadamente dos horas del servicio.
Un punto importante es el sonido. Los micrófonos necesitan convivir con la música y las conversaciones de la fiesta. Por eso conviene buscar una ubicación alejada de los parlantes, la pista y los sectores con mucho movimiento. El objetivo es que los participantes y el presentador, si lo hay, puedan escucharse y conversar con comodidad mientras las cámaras registran el encuentro.
También hay que revisar la alimentación eléctrica para la notebook y los equipos, y acordar cómo se ordenarán los cables para que no atraviesen pasos. El sector debe permitir ubicar cámaras, micrófonos e invitados, además del host cuando se contrate sin bloquear accesos ni recorridos del personal. Estos detalles se conversan con el salón o con quienes organizan el evento antes del armado.
Si el espacio es al aire libre, hace falta contemplar el viento, la lluvia, el sol y una alternativa protegida. Resulta útil definir de antemano dónde se movería el spot si fuera necesario. La ubicación también debe acompañar el horario elegido y la iluminación disponible, para que la conversación pueda desarrollarse en condiciones adecuadas.
Grabar y transmitir en vivo son dos posibilidades diferentes. Para hacer streaming hay que verificar la conexión del lugar y acordar previamente su viabilidad. En la consulta inicial, enviar ubicación, horario y una descripción del sector ayuda a coordinar la propuesta. Las condiciones de entrega del material y cualquier edición se acuerdan antes del evento.